Warenwirtschaftsystem

inventory management system

Computergestütztes System für die Echtzeit-Bestandsführung, Bestellung, Verwaltung und Analyse von Reagenzien und Verbrauchsmaterialien im Labor.

Das Warenwirtschaftssystem definiert allgemein jede Software, die die Warenströme im Geschäftsprozess eines Unternehmens abbildet. Es besitzt in der Regel ein Dokumentenmanagement und ermöglicht individuelle Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen zu erstellen. Auch Kundendaten und -Informationen müssen eingegeben, gepflegt und schnell abgefragt werden können. Die Fakturierung – Übergabe der Rechnungsausgangsbuchung an die Buchhaltung – schließt in der Regel den Verkaufsprozess eines Warenwirtschaftssystems ab. Auch eine Überwachung des Lagerbestands, das Abrufen von Bewegungsdaten der Waren und Lieferungen sowie die Ermittlung von Lagerkennzahlen wie Mindestbestand, Meldebestand und Höchstbestand gehören zu den Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems.

Ein Warenwirtschaftssystem im medizinischen Labor dient der Koordination von Warenbewegungen und dem Überblick des Materialverbrauchs, was gleichzeitig zu Kosten- und Arbeitszeiteinsparung führt: Entfall manueller Inventur zur Ermittlung des aktuellen Bestandes, Standardisierung des Bestellprozesses zu Mindest- und Höchstbestand, Umgehung von papierbasierter Bestellung, sofortige Kenntnis der Lieferfähigkeit der bestellten Waren, Eingang eines elektronischen Lieferscheins und automatisierte Anpassung des Bestandes. Das Ein- und Ausbuchen von Waren wie z. B. Reagenzien erfolgt auf Basis kontaktloser Identifikation durch Nahfunk-Signale (RFID-Technik). Jede Verbrauchseinheit ist durch ein RFID-Etikett markiert, das bei Eingang der Lieferung in den Bestand eingescannt wird, beim Verbrauch entsprechend ausgescannt. Die laborindividuellen Kundendaten, Bestellgüter, Benutzer und Lagerorte sind in den Stammdaten des Systems hinterlegt. Ein Warenwirtschaftssystem greift beim Bestellprozess auf die Echtdaten des Lieferanten zu Lagerbestand, Lieferdatum und -dauer zu und erlaubt jederzeit einen Einblick auf Ort und Versandstatus der bestellten Waren.