Zusammenfassung
Hintergrund und Ziel
Die Klinik für Strahlenheilkunde des Universitätsklinikums verfolgt das Ziel, alle relevanten Arbeitsabläufe als volldigitale Prozesse abzubilden. Nach der erfolgreichen Implementierung unseres neuen Betriebsablaufsystems (BAS), wurden nun alle Verfahren in das Abteilungssystem MOSAIQ als rein digitale Prozesse integriert. Nach der Integration von Behandlungsplanung und Ordination, sollte die organisatorische Abbildung der Bestrahlungsplanung im System erfolgen. Dieses Vorhaben stellt für ein Prozessmanagement eine der größten Herausforderungen dar, da zum einen für diesen komplexen Prozess klar definierte Übergänge (Schnittstellen) zu den beteiligten Berufsgruppen festgelegt sein müssen und zum anderen die Reproduzierbarkeit und Validität aller Teilprozesse gewährleistet sein müssen. Für jeden Abschnitt des Verfahrens sind laut Strahlenschutzverordnung eindeutige und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten relevant zu benennen und in der Dokumentation sicher zu stellen. Die speziellen Anforderungen an die digitale Datenhaltung, besonders im Hinblick auf die Langzeitarchivierung und -verfügbarkeit, sind bereits im Rahmen unseres Großprojektes BAS erfüllt.
Methode
Die vorhandenen Abläufe und gesetzlichen Anforderungen der Bestrahlungsplanung wurden durch eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe (BAS-AG) im Detail analysiert und nach der Überprüfung und Bewertung der Abbildungsmöglichkeiten in unserem Betriebsablaufsystem in ein Flussdiagramm umgesetzt. Die erarbeiteten Vorgaben wurden durch die klinische und administrative Informatik (KAI) der Klinik für Strahlenheilkunde in einer Testumgebung umgesetzt und nach genauer Prüfung der Lauffähigkeit in den Routinebetrieb gebracht.
Ergebnisse und Schlussfolgerung
Der Abteilung ist es unter Erfüllung der oben genannten Kriterien gelungen, auch den Workflow der Bestrahlungsplanung in das Abteilungssystem als kontinuierlichen Prozess einzubinden. Nach der Fertigstellung des Konzepts und Implementierung in unserer Testumgebung erhielten wir nach der Überprüfung durch das für uns zuständige Regierungspräsidium die Zustimmung für den Einsatz des Verfahrens als volldigitalen Gesamtprozess.
Abstract
Background and purpose
At the Clinic of Radiotherapy at the University Hospital Freiburg, all relevant workflow is paperless. After implementing the Operating Schedule System (OSS) as a framework, all processes are being implemented into the departmental system MOSAIQ. Designing a digital workflow for radiotherapy irradiation planning is a large challenge, it requires interdisciplinary expertise and therefore the interfaces between the professions also have to be interdisciplinary. For every single step of radiotherapy irradiation planning, distinct responsibilities have to be defined and documented. All aspects of digital storage, backup and long-term availability of data were considered and have already been realized during the OSS project.
Method
After an analysis of the complete workflow and the statutory requirements, a detailed project plan was designed. In an interdisciplinary workgroup, problems were discussed and a detailed flowchart was developed. The new functionalities were implemented in a testing environment by the Clinical and Administrative IT Department (CAI). After extensive tests they were integrated into the new modular department system.
Results and conclusion
The Clinic of Radiotherapy succeeded in realizing a completely digital workflow for radiotherapy irradiation planning. During the testing phase, our digital workflow was examined and afterwards was approved by the responsible authority.
Literatur
Bundesministerium für Umwelt (2011) NuR-Richtlinie zur Verordnung über den Schutz vor Schäden durch ionisierende Strahlen (Strahlenschutzverordnung – StrlSchV)
Boda-Heggemann J, Fleckenstein J, Lohr F et al (2011) Multiple breath-hold CBCT for online image guided radiotherapy of lung tumors: simulation with a dynamic phantom and first patient data. Radiother Oncol 98:309–316
Boda-Heggemann J, Lohr F, Wenz F et al (2011) kV cone-beam CT-based IGRT: a clinical review. Strahlenther Onkol 187:284–291
DEGRO (2010) Positionspapier Elektronische Krankenakte in der Strahlentherapie
Flaig M, Graeber S, Sybrecht GW et al (2001) Use of HL7 to integrate a HIS-subsystem: limits and possibilities 2973. MEDINFO 2001 2001. Proceedings of the 10th World Congress on Medical Informatics. IOS Press. Part vol.1, S 730–734. Amsterdam, Netherlands
Heinemann F, Röhner F, Schmucker M et al (2009) Abteilungs- und Patientenmanagement in der Strahlenheilkunde. Strahlenther Onkol 185:143–154
Kolovou L, Darras A, Lymbperopulos D et al (2005) HL7 message handling for intra-hospital information systems 2972. CIMED2005. Proceedings of the 2nd International Conference on Computational Intelligence in Medicine and Healthcare. IEE, S 446–453. London, UK
Koncar M (2005) HL7 standard–features, principles, and methodology 9. Acta MedCroatica 59:273–276
Kotter E, Baumann T, Jäger D et al (2006) Technologies for image distribution in hospitals. Eur Radiol 16:1270–1279
Law MYY, Liu B (2009) Informatics in radiology DICOM-RT and its utilization in radiation therapy. Radiographics 29:655–667
Law MYY, Liu B, Chan LW (2009) DICOM-RT-based electronic patient record information system for radiation therapy. Radiographics 29:U961–U963
Lenz R, Reichert M, Inst. of Med.Informatics MU (2005) IT support for healthcare processes. Business Process Management 2005. 3rd International Conference, BPM Proceedings
Shakeshaft J (2010) Picture archiving and communications system in radiotherapy. Clin Oncol (R Coll Radiol) 22:681–687
Starkschall G (1997) Design specifications for a radiation oncology picture archival and communication system. Semin Radiat Oncol 7:21–30
Steil V, Röhner F, Schneider F et al (2012) Aktuelle Anforderungen an das Bildmanagement in der Strahlentherapie. Strahlenther Onkol 188:499–506
Steil V, Schneider F, Küpper B et al (2009) Patientenbezogenes Bild- und Datenmanagement in der Radioonkologie. Strahlenther Onkol 185:1–7
Sterzing F, Welzel T, Sroka-Perez G et al (2009) Reirradiation of multiple brain metastases with helical tomotherapy. Strahlenther Onkol 185:89–93
Swerdloff SJ (2007) Data handling in radiation therapy in the age of image-guided radiation therapy. Semin Radiat Oncol 17:287–292
Torresin A, Carbonini C, Ferrari M et al (2009) Planning and verification in radiotherapy: our experience in a filmless hospital. Polish J Med Phys Engi 15:103–112
Wolff D, Stieler F, Hermann B et al (2010) Clinical implementation of volumetric intensity-modulated arc therapy (VMAT) with ERGO + +. Strahlenther Onkol 186:280–288
Interessenkonflikt
Der korrespondierende Autor gibt für sich und seine Koautoren an, dass kein Interessenkonflikt besteht.
Author information
Authors and Affiliations
Corresponding author
Rights and permissions
About this article
Cite this article
Röhner, F., Schmucker, M., Henne, K. et al. Integration der Bestrahlungsplanung in den volldigitalen Workflow. Strahlenther Onkol 189, 111–116 (2013). https://doi.org/10.1007/s00066-012-0259-0
Received:
Accepted:
Published:
Issue Date:
DOI: https://doi.org/10.1007/s00066-012-0259-0