Elektronische Visualisierung des ambulanten Patientenflows in einer Universitäts-Augenklinik

Vorgestellt wird eine Methode zur Messung und Visualisierung des Patientenflows komplex strukturierter Augenambulanzen.

Zugrunde liegt eine hierfür programmierte netzwerkbasierte Software mit den Zielen der Prozessoptimierung und der zeitlich strukturellen Abstimmung der Prozesse aufeinander.

Jede Untersuchungseinheit erhielt eine separate Warteliste, in der zu jedem Patienten der Patientenflow auf einer Timeline aufgezeichnet wurde. Von der Warteliste ausgehend, wurden Zeiträume und Zeitpunkte per Mausklick aufgezeichnet und Aufträge zur Diagnostik erteilt. Außerdem wurde über ein Signal mitgeteilt, wann eine Oberarztabnahme gewünscht war. Hierbei wurden Feedbackschleifen verwendet, die zu jeder Zeit für alle involvierten Instanzen innerhalb der Ambulanz den aktuellen Progress der Patienten sichtbar machten. Die praktische Anwendbarkeit wird bereits seit wenigen Monaten erfolgreich getestet. So konnte z. B. bei Aufzeichnungen des Patientenflows von 250 Vorstellungen zu intravitrealen Injektionen eine durchschnittliche Anwesenheitszeit von 169,71 min gezeigt werden, wobei auch automatisch eine zeitliche Erfassung von Teilschritten erfolgte.

Langfristig bilden die Aufzeichnungen der Daten zum Patientenflow eine Basis, um Patienten zeitgerecht durch die vielschichtigen Untersuchungen einer Universitäts-Augenpoliklinik zu führen und Wartezeiten zu reduzieren sowie den Einfluss einzelner Umstrukturierungen innerhalb einer Ambulanz zu untersuchen. Da die Einführung der Software selbst mit einem Strukturwandel einhergeht, ist auch ein Fragebogen für die involvierten Mitarbeiter geplant.