Is transcription of data on antiretroviral treatment from electronic to paper-based registers reliable in Malawi?

Antiretroviral treatment (ART) clinics at one central hospital, three district hospitals and one mission hospital in the central and southern regions of Malawi. To measure the extent of inaccuracies in the transcription of case registration and recorded deaths between electronic medical data (EMR) and paper registers. This was done to inform the Ministry of Health on the reliability of the paper-based system as backup in case of EMR failure. Retrospective analysis of routine programme data. A total of 31 763 registrations and 2922 deaths in the EMR were compared with those in the paper registers. In one hospital, up to 24% of overall case registrations were missing from the paper registers. At other sites, the differences were minor and included duplicate patients who should have been classifi ed as 'transfer in' patients in the paper register. There were major differences in the number of registered deaths in two of the five facilities. There are varying degrees of agreement between the EMR and paper registers which compromise the use of the latter as a backup solution in case of EMR failure. The reasons for this unreliability and ways forward to address the problem are discussed.

Spanish
Marco de referencia: Los consultorios de tratamiento antirretrovírico (ART) de un hospital central, tres hospitales de distrito y un hospital de misión en las regiones del centro y el sur de Malawi. Objetivo: Medir la amplitud de la inexactitud de trascripción del registro de casos y la notifi cación de defunciones de los datos médicos informatizados a los libros de registro, con el objeto de informar al ministerio de salud sobre la fiabilidad del sistema de datos impresos como recurso de seguridad en caso de fallo de la informática. Métodos: Se llevó a cabo un análisis retrospectivo de los datos corrientes del programa de ART. Resultados: Se cotejaron los 31 763 casos y las 2922 defunciones registrados en el sistema informatizado con los consignados en los libros de registro. En uno de los hospitales, hasta un 24% de los regi- stros de casos no estaban consignados en los libros. En otros centros, las diferencias fueron menores y comprendían registros de pacientes en duplicado en los libros, que tendrían que haberse clasifi cado como pacientes 'transferidos' de otras unidades. Se observaron diferencias considerables en las cifras de defunciones registradas en dos de los cinco establecimientos sanitarios estudiados. Conclusión: Existe un grado variable de concordancia entre los registros informáticos y los registros consignados en los libros, por lo cual sería inefi ciente el uso de los registros impresos como copia de seguridad en caso de fallo del sistema informático. Se analizan las razones de esta fiabilidad insatisfactoria y las posibles formas de solucionar el problema.

French
Contexte: Les dispensaires de traitement antirétroviral (ART) dans un hôpital central, trois hôpitaux de district et un hôpital de mission dans les régions centrale et méridionale du Malawi. Objectif: Mesurer l'étendue des imprécisions dans la transcription des enregistrements des cas ainsi que des décès enregistrés entre les données médicales électroniques (EMR) et les registres-papier. Ceci a été réalisé pour informer le Ministère de la Santé sur la fiabilité du système basé sur les documents-papier comme sauvegarde en cas d'échec de l'EMR. Schéma: Analyse rétrospective des données de routine du programme. Résultats: On a comparé au total 31 763 enregistrements et 2922 décès dans l'EMR avec les données des registres-papier. Dans un hôpi- tal, jusqu'à 24% de l'ensemble des enregistrements de cas n'ont pas été retrouvés dans les registres-papier. A d'autres sites, les différences ont été mineures et ont comporté des duplications de patients dans le registre-papier qui auraient dû être classifi és comme patients transférés vers l'intérieur. Il y a eu des différences majeures dans le nombre de décès enregistrés dans deux des cinq hôpitaux de l'étude. Conclusion: On note un degré variable de correspondance entre l'EMR et les registres-papier, ce qui compromet l'utilisation de ce dernier comme solution de sauvegarde pour les échecs de l'EMR. Les raisons de cette insuffi sance de fiabilité et les manières de faire face ultérieurement à ces problèmes sont discutées.