Praxisübernahme? Auch an die Telematik denken!

Wer als junger Zahnarzt vor der Praxisgründung oder Praxisübernahme steht, denkt über Lage, Finanzierung, Ausstattung und Personal nach. Nicht vergessen werden sollte das Thema Praxis-IT. Denn mit Blick auf die neue Telematikinfrastruktur des deutschen Gesundheitswesens kann es sich rächen, Entscheidungen aufzuschieben oder auf das falsche Pferd zu setzen.

Wer sich als junger Zahnarzt über Zahnarztinformationssysteme informieren will, den führt der Weg früher oder später auf die Website der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV). Dort sind über 40 verschiedene Zahnarzt-IT-Systeme gelistet, die die Eignungsfeststellung nach Version 2.0 der Kriterien für zahnärztliche Praxissysteme erhalten haben. Bei der Neugründung einer Praxis hat der Zahnarzt also im Prinzip die Qual der Wahl. Doch auch wenn keine Neugründung, sondern eine Praxisübernahme ansteht, heißt es nachdenken: Ist die eingesetzte IT so aufgestellt, dass der Zahnarzt damit die nächsten Jahre auf der sicheren Seite ist? Oder droht über kurz oder lang ein Systemwechsel, weil die „Alt-IT“ den Anforderungen nicht mehr genügt – mit einem dann unter Umständen teuren Datentransfer? In so einem Fall kann es besser sein, den Wechsel gleich bei der Praxisübernahme zu vollziehen.

Erster Schritt: Bestandsaufnahme

Ob Neugründung oder Übernahme: In beiden Fällen sollte sich der angehende Praxischef unbedingt frühzeitig einen Überblick über die existierende IT-Landschaft verschaffen. Folgende Fragen können bei einer Bestandsaufnahme helfen:

• Wie viele und welche Rechner gibt es, wie alt sind sie?
• Hat die Praxis ein Praxis-LAN?
• Welche Datenleitung mit welchen Upload-/Download-Kapazitäten existiert? Welche besseren Alternativen bieten Telekommunikationsunternehmen ggf. an?
• Welches Zahnarztinformationssystem wird genutzt?
• Mit welchem Betriebssystem arbeitet die Praxis-EDV?

Die Telematikinfrastruktur im Blick

Die umfassende Bestandsaufnahme in Sachen IT ist für junge Zahnärzte vor Praxisgründung oder -übernahme auch deswegen so wichtig, weil in Deutschland seit Spätsommer 2017 die schrittweise Einführung der Telematikinfrastruktur gestartet ist. Das ist die Online-Anbindung aller medizinischen Einrichtungen in Deutschland an ein hochsicheres Netzwerk, dessen Komponenten teilweise vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und von der gematik zugelassen werden müssen. Der Beginn des sogenannten „Online-Rollouts“ ist im Juni 2017 beschlossen worden. Ein wichtiger Termin ist der 1. Juli 2018: Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Leistungserbringer, die mit der GKV abrechnen, ein elektronisches Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) bedienen können. Das Bundesgesundheitsministerium hat inzwischen signalisiert, die gesetzliche Frist voraussichtlich bis zum 31. Dezember 2018 zu verlängern. Eine Rechtsverordnung zur Verlängerung der Frist um ein halbes Jahr auf den 31.12.2018 ist auf den Weg gebracht, aber noch nicht in Kraft. Mit Ablauf der Frist droht Zahnarztpraxen, die das VSDM nicht durchführen, eine Kürzung der GKV-Vergütung um 1%. Aber Achtung: Die Finanzierungsvereinbarung ist von dieser Verschiebung nicht berührt und erreicht bereits zu Q3 2018 das niedrigste Niveau. Für das VSDM benötigt die Zahnarztpraxis ein großes Software-Update, einen BSI-zertifizierten Router („Konnektor“) und dazu passende Kartenlesegeräte („eHealth-Kartenterminals“), außerdem einen über zertifizierte Dienstleister in den KZV-Portalen zu bestellenden elektronischen Praxisausweis („SMC-B“). Für viele über das VSDM hinausgehende Anwendungen – wie das Notfalldatenmanagement, den elektronischen Arztbrief, den digitalen Medikationsplan oder die elektronische Patientenakte – ist später außerdem ein elektronischer Zahnarztausweis („eHBA“, elektronischer Heilberufeausweis) nötig.

Jetzt die IT zu modernisieren zahlt sich aus!

Ob alle existierenden Praxis-IT-Systeme den Umstieg ins digital vernetzte Zeitalter des deutschen Gesundheitswesens mitgehen, ist offen. Nicht zuletzt aus Sicherheitsgründen werden alte Systeme, die mit einem Betriebssystem wie Windows XP arbeiten, das bereits abgekündigt wurde und keine Sicherheits-Updates mehr erhält, nur bedingt mit der Telematikinfrastruktur kommunizieren können. Zwar ist für das VSDM eine Option mit separatem Online-Rechner unabhängig von der Praxis-IT möglich. Für eine moderne Zahnarztpraxis, die digital kommunizieren möchte, macht das aber keinen Sinn. Denn die zukünftigen Anwendungen der TI, die die Versorgung der Patienten verbessern, können dann nicht eingesetzt werden. Daneben verkompliziert es den Praxisablauf, da die eGK zweimal eingelesen werden müssen und abgelaufene Zertifikate der Offline-Geräte monatlich durch einen kostenpflichtigen Einsatz eines Technikers vor Ort aktualisiert werden müssen. Für junge Zahnärzte vor Praxisgründung oder Übernahme spricht deswegen alles dafür, den Gründungsprozess auch für eine Modernisierung der Praxis-EDV zu nutzen – bei der Software und der Hardware. Das gibt langfristige Investitionssicherheit und vermeidet Stückwerk, das Zeit raubt und Nerven kostet.

Zügig handeln spart Geld

Unabhängig vom eingesetzten Zahnarztinformationssystem zahlt es sich für Zahnärzte im Gründungsprozess auch finanziell aus, sich rechtzeitig um das Thema Telematikinfrastruktur zu kümmern. Denn die gesetzliche Frist bis zur Umsetzung des VSDM ist ehrgeizig. Wer keine 1%ige Kürzung des GKV-Budgets riskieren und sichergehen will, dass am 31. Dezember 2018 wirklich alles startklar ist, sollte sich frühzeitig mit seinem Praxis-IT-Hersteller bzw. IT-Servicepartner in Verbindung setzen. Und auch bei den Fördermitteln ist Zeit Geld: Die zwischen der KZBV und den Krankenkassen getroffene Finanzierungsvereinbarung besagt, dass die für den Konnektor bezahlten Erstattungspauschalen bis zum dritten Quartal 2018 mit jedem Quartal sinken.

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