Multimodales Dokumentenmanagement in der Strahlentherapie

Nach der Integration von Behandlungsplanung, Ordination und der organisatorischen Abbildung der Bestrahlungsplanung im Betriebsablaufsystem (BAS) wurden parallel sämtliche Dokumentenqualitäten in die digitale Umgebung eingebunden. Ziel dieses Vorhabens war es, alle Dokumente, unabhängig davon aus welcher Quelle sie stammen (papiergebunden oder digital), in das Abteilungssystem zu integrieren oder Inhalte aus dem BAS strukturiert zur Verfügung zu stellen. Auch sollten so viele Arbeitsschritte wie möglich automatisiert werden (z. B. Zuordnung eines Dokuments zum Patient im BAS). Zudem musste sichergestellt werden, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann, wie und aus welcher Quelle Dokumente in das Abteilungssystem eingebracht hat. Um eine Papierform zu vermeiden, sollten Arbeitsprozesse so umgestellt werden, dass die Dokumentation entweder direkt im Abteilungssystem vorgenommen oder aus Drittsystemen digital übernommen wird (z. B. Bestrahlungsunterlagen wie Bestrahlungsnachweis, Bestrahlungspläne, Dokumentation). Ein weiteres Ziel war es, die Erzeugung von papiergebundenen Dokumenten aus dem Abteilungssystem heraus zu automatisieren oder gar überflüssig zu machen. So sollten die Einbestellbriefe an Patienten zur Nachsorge automatisiert aus dem BAS heraus generiert werden. Auch sollten Aktenextrakte in Form von PDF-Dateien z. B. zu Controlling-Zwecken möglich sein.

Die vorhandenen Dokumentenqualitäten wurden durch eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe (BAS-AG) im Detail analysiert und nach der Überprüfung und Bewertung der Abbildungsmöglichkeiten in unserem BAS in ein Flussdiagramm umgesetzt. Die erarbeiteten Vorgaben wurden durch die Klinische und Administrative Informatik (KAI) der Klinik für Strahlenheilkunde in einer Testumgebung umgesetzt und nach genauer Prüfung der Lauffähigkeit in den Routinebetrieb überführt.

Der Abteilung ist es unter Erfüllung der oben genannten Kriterien gelungen, alle relevanten Dokumente in das Abteilungssystem über kontinuierliche Prozesse einzubinden. Seit der Fertigstellung des Konzepts und der Implementierung in unserer Testumgebung, wurden nach der Routinefreigabe ca. 15.000 Dokumente in das Abteilungssystem überführt. Weiterhin werden ca. 5000 Einbestellbriefe an Patienten zur Nachsorge pro Jahr automatisiert aus dem BAS generiert; ebenso sind Aktenextrakte in Form von PDF-Dateien für z. B. den medizinischen Dienst der Krankenversicherung möglich.