Einarbeitungskonzept für Mitarbeiter:innen einer Hochschulambulanz: Entwicklung und Evaluation eines strukturierten Einarbeitungskonzeptes

Im Rahmen von Ärzt:innen in Weiterbildung durchgeführten Projekten zur Qualitätsverbesserung wurde das strukturierte Konzept zur Einarbeitung in die Hochschulambulanz entwickelt. Zielsetzungen waren ein erleichtertes Zurechtfinden in den Ambulanzräumlichkeiten, Kennenlernen der nichtärztlichen Kolleg:innen, des Ambulanzalltages aus Sicht von Patient:innen und nichtärztlichen Kolleg:innen sowie ein Einblick in die gängigsten Untersuchungsmethoden und somit übergeordnet eine Optimierung der Prozesse für Patient:innen und ärztliche wie nichtärztliche Mitarbeiter:innen [14]. Hierbei sollte die Sicht von Patient:innen als Selbsterfahrung eingenommen werden: In der allgemeinen Hochschulambulanz der Klinik für Augenheilkunde in Freiburg werden Patient:innen in insgesamt drei Warteräumen, vier Räumen für pflegerische Voruntersuchungen, einem pflegerischen Behandlungszimmer, vier Diagnostikzimmern mit spezifischen Gerätschaften, drei Gesichtsfeldzimmern, einer Fotografieabteilung, dreizehn ärztlichen Untersuchungszimmern, zwei Räumen des Aufnahmemanagements und einem ambulanten Operationsraum untersucht und behandelt. Kernelement zur Koordination zwischen diesen Stellen ist der Informationsschalter am Eingang der Ambulanz. Die einzelne Patient:in wird anhand eines digitalen Patientenleitsystems durch alle notwendigen Stationen gelotst; Anforderungen für Untersuchungen können durch alle Mitarbeiter:innen digital erstellt werden. Bereits mit dem postalisch zugesandten Terminzettel, im Falle einer notfallmäßigen Vorstellung vor Ort an der Patient:innenanmeldung vor der Ambulanz, wird ein individualisierter Strichcode erstellt und mit der den einzelnen Patient:innen klinikweit lebenslang zugeteilten Patient:innenidentifikationsnummer verknüpft. Im Weiteren erfolgen datenschutzkonforme Aufrufe der Patient:in und die digitale Dokumentation der jeweiligen Untersuchungen stets über diesen in jedem Ambulanzraum per Barcode einlesbaren Strichcode und werden so unmittelbar in der klinikeigenen Computersoftware zusammengeführt. Bis zu 56 Ärzt:innen in Weiterbildung und Fachärzt:innen und 52 nichtärztliche Mitarbeiter:innen betreuten in diesem Umfeld im Jahr 2022 insgesamt 39.712 ambulante Patient:innenbesuche in unserer allgemeinen Hochschulambulanz.

Mitarbeiter:innen der Operationspflege wünschten im Rahmen des Qualitätsmanagements ebenfalls ein Kennenlernen anderer Abteilungen unserer Klinik für Augenheilkunde, wobei die Ambulanz als Ort für die meisten Operationsindikationen sowie Voruntersuchungen eine besondere Schnittstelle darstellte. Bei Studierenden wurde seitens der ausbildenden Ärzt:innen wiederholt der Wunsch teilzunehmen geäußert. Wir weiteten daher unser initial von und für Ärzt:innen in Weiterbildung entstandenes Modell aus: Teilnehmer:innen der hier vorgestellten Untersuchung waren schließlich Studierende, die im Rahmen des praktischen Jahres oder einer Famulatur für mehrere Wochen in unserer Ambulanz tätig waren, Mitarbeiter:innen der Operationspflege sowie Ärzt:innen im ersten Weiterbildungsjahr.

Im ersten Schritt durchliefen alle Teilnehmer:innen anhand eines Laufzettels für 2 bis 4 h als fiktive Patient:in möglichst alle Stationen eines möglichen Patient:innenaufenthalts in unserer allgemeinen Hochschulambulanz, im Einzelnen umfasste dies: allgemeine Patient:innenanmeldung einschließlich Ausgabe des individuellen Strichcodes, Informationsschalter in der Ambulanz, Erstuntersuchung durch das medizintechnische Assistenzpersonal inklusive Sehtest und Augeninnendruckmessung, optische Kohärenztomographie (OCT) der Netzhaut und der Papille, Fotografie, Perimetrie, Biometrie, Behandlungsraum, ärztlicher Untersuchungsraum mit ärztlichen Kolleg:innen, Hornhauttopographie, Endothelzellfoto, Vorderabschnitts-OCT, ambulanter Operationsraum und Aufnahmemanagement (Abb. 1).

Ziel war nicht das fehlerfreie Beherrschen aller Untersuchungstechniken, sondern ein allgemeines Verständnis der dazugehörigen Abläufe, das Kennenlernen der hieran jeweils beteiligten Kolleg:innen und das Erleben des Prozesses aus Patientensicht. An jeder Station waren die Teilnehmer:innen daher angehalten, sich vorzustellen, die Mitarbeiter:innen kennenzulernen und zunächst die Untersuchung gezeigt zu bekommen, im nächsten Schritt ggf. selbst aus Patient:innensicht zu erhalten und im Idealfall abschließend einmal eigenständig durchzuführen.

Anschließend wurden die Teilnehmer:innen im zweiten Schritt anonym um eine Selbsteinschätzung des Lernzugewinns durch Ausfüllen eines kompetenzstufenbasierten Fragebogens gebeten; ergänzend waren Freitextbewertungen jeder Station möglich. Hierbei unterschieden wir zwischen allgemeinen, übergeordnet auf Abläufe und interpersonelle Kommunikation bezogenen Kompetenzen gegenüber an den Einzelstationen zu erwerbenden, gezielt auf die einzelnen Untersuchungen bezogenen spezifischen Kompetenzen. Allgemeine Kompetenzen umfassten u. a. das Kennenlernen neuer Kolleg:innen oder neuer, vorher noch nicht bekannter Kompetenzen. Als spezifische Kompetenzen konnten z. B. die „Durchführung einer Endothelzellmessung“ oder „steriles Ankleiden“ evaluiert werden.

Der Zugewinn allgemeiner Kompetenzen wurde abschließend eingeschätzt: „Stimme gar nicht zu“, „Stimme eher nicht zu“, „Unentschieden“, „Stimme eher zu“, „Stimme voll zu“ (Online supplementary). Spezifische Kompetenzen konnten, angelehnt an kompetenzbasierte Lernziele für das Medizinstudium im deutschsprachigen Raum, im Vorher-Nachher-Vergleich mit den Kompetenzstufen „Keine Kenntnisse“, „Theoretisch“, „Gesehen“, „Unter Aufsicht durchführbar“ und „Selbstständig durchführbar“ bewertet werden (Online supplementary) [12]. Wurde die eigene Kompetenz nach Durchlauf des Einarbeitungskonzeptes in die Hochschulambulanz um mindestens eine Kompetenzstufe höher als vor Durchlauf angegeben, wurde dies als Kompetenzsteigerung gewertet. Wurde bereits vor Ambulanzdurchlauf die höchste Kompetenzstufe angegeben, wurde die jeweilige Station nicht in die Untersuchung zur Kompetenzsteigerung mit einbezogen, um die teils deutlich variierenden Vorkenntnisse der Teilnehmer:innen auszugleichen.